Sommaire

1. Création du compte et du club
2. Paramétrer son club (logo, message, calendrier, modules, zone scolaire)
3. Importer les courses FFCO (avec synchro automatique)
4. Importer les vacances scolaires & jours fériés
5. Importer les licenciés, tenir l'annuaire, fusionner les doublons
6. Mots de passe et double authentification
7. Accueillir de nouveaux membres : demandes d'adhésion & invitations
8. Groupes de membres et contenus réservés
9. Piloter les inscriptions d'une activité (inscrits, appel, circuits, puces de prêt, report FFCO)
10. Importer les fichiers de licenciés FFCO (stats)
11. Classer les coureurs par niveau (couleur de balise)
12. Scores CN : d'où ils viennent et quand ils arrivent
13. Personnaliser la page d'accueil publique du club
14. Paiements en ligne (HelloAsso) : activités, Pass'O & licences
15. Écrire à ses adhérents (export Brevo)
16. Docs : la bibliothèque de documents et de liens du club

Créer son compte

1. Va sur la page d'accueil publique d'O'Member
2. Clique sur « Se connecter / S'inscrire » en haut à droite
3. Remplis le formulaire (nom, prénom, e-mail, mot de passe)
4. Ouvre le mail reçu, clique sur le bouton de confirmation, puis connecte-toi

Le mot de passe fait 12 caractères minimum, avec une majuscule, un chiffre et un caractère spécial. Le formulaire coche les quatre critères au fur et à mesure.

La connexion reste bloquée tant que l'adresse n'est pas confirmée, et c'est le clic sur le bouton qui la confirme : ouvrir le lien ne suffit pas. Un bouton de la page de connexion renvoie l'e-mail.

Se connecter

• Connecte-toi avec ton adresse e-mail : c'est l'identifiant du compte. Les comptes plus anciens, créés à l'époque où l'on choisissait un pseudo, peuvent continuer à s'en servir.
• Si ton adresse correspond à un licencié déjà importé par le club, O'Member te le signale et te propose la bonne marche à suivre plutôt que de créer un doublon.
• Le lien « Mot de passe oublié » reste disponible pour tout compte disposant d'une adresse valide.

Si la connexion se bloque

Cinq mots de passe faux d'affilée sur le même identifiant depuis la même connexion Internet, et les tentatives suivantes sont refusées jusqu'à la fin d'une fenêtre de 15 minutes. L'écran annonce le temps réellement restant — souvent moins, jamais plus.

• Le compteur repart à zéro dès qu'une connexion réussit.
• Le blocage se lève tout seul : pas de bouton de déblocage, et réinitialiser le mot de passe du membre n'y change rien. C'est la tentative qui est bornée, pas le compte.

Le piège du Wi-Fi partagé — quinze personnes qui créent leur compte sur le réseau du club, c'est une seule adresse Internet pour tout le monde. Un second filet compte 25 échecs par adresse sur la même fenêtre : quelques tâtonnements et il se referme sur la salle entière. Pour une inscription collective, fais plutôt ouvrir les comptes en 4G.

Les autres garde-fous

Au-delà, rien ne s'affiche. « Mot de passe oublié » répond toujours la même chose, qu'un mail parte ou non : un message d'erreur révélerait à un inconnu quelles adresses ont un compte chez toi. Un membre qui ne reçoit rien a donc le plus souvent simplement redemandé trop vite.

Ces valeurs sont communes à tous les clubs et ne se règlent pas depuis l'espace admin.

Obtenir son club

À l'inscription, deux scénarios selon que ton club est déjà sur O'Member ou pas :

Une fois admin, le menu Admin apparaît dans la barre de navigation.

Si ça coince à l'inscription

Le club existe déjà — impossible de le créer deux fois. Repasse en « Rejoindre un club existant » : un admin en place validera ton adhésion.

Le club semble squatté — quelqu'un l'a créé avant toi sans être dirigeant légitime ? Écris à contact@o-member.net avec le nom du club et ton rôle officiel : on récupérera la main pour toi.

Club absent de la base FFCO — O'Member demande une confirmation explicite avant de le créer, garde-fou contre les fautes de frappe.

Prise en main guidée

À la création d'un club, O'Member affiche un parcours en 6 étapes sur ton espace admin, avec une aide contextuelle à l'arrivée sur chaque page :

Les étapes se cochent au fur et à mesure : c'est le même fil que ce document.

Page « Paramètres du club »

Menu Admin → Paramètres du club, organisé en 10 onglets :

Onglet « Modules » : éteindre ce dont on ne se sert pas

Quatre espaces s'allument et s'éteignent d'un interrupteur — tous actifs par défaut :

Éteindre un module fait disparaître son onglet et ferme ses pages : un lien en favori affiche « module désactivé », pas une erreur de droits. Ses genres de notification disparaissent des préférences de chacun.

Onglet « Calendrier » : les valeurs par défaut

Deux réglages qui pré-remplissent le formulaire de création d'activité :

Ces valeurs restent modifiables activité par activité : elles n'imposent rien, elles évitent juste de tout ressaisir.

Décaler la date de début à la création décale automatiquement fin, RDV et date limite.

Onglet « Calendrier » : le lien ICS du club

Toujours dans cet onglet, un lien d'abonnement (ICS / iCal) publie l'agenda du club dans Google Agenda, Apple Calendrier, Outlook…

• À diffuser librement : il ne montre que les activités, jamais les inscrits
• L'agenda s'actualise ensuite tout seul chez l'abonné
• Un bouton « Régénérer » produit une nouvelle URL, à utiliser si le lien a fuité

Régénérer casse tous les abonnements déjà en place : ceux qui l'avaient ajouté cesseront de recevoir les mises à jour tant qu'ils n'auront pas repris le nouveau lien.

Depuis la page Calendrier, chaque membre a son agenda personnel : le même calendrier, avec / / selon sa réponse. Lien personnel, à ne pas partager.

Onglet « Divers » : ce qu'on exige des membres

Les deux exigences s'appliquent à tous les membres, y compris ceux déjà inscrits : à l'activation, chacun devra compléter sa fiche à sa prochaine connexion. Utile avant un stage ou une sortie jeunes, pesant si c'est activé sans raison.

Zone scolaire (vacances)

Menu Admin → Sync Vac. Scol., bloc de réglages en haut de page :

• Zone : A / B / C selon ta région académique
• Localisation : sélection de l'académie précise (Nantes, Rennes, Lyon…)

Ce réglage pilote la synchronisation des vacances scolaires dans le calendrier (section 4).

Paramétrage de la synchronisation FFCO

Menu Admin → Sync Calendrier

Choisis :

• Les spécialités suivies (Pédestre, VTT-O, Ski-O, Raid)
• Pour chaque spécialité que tu veux activer, ajoute au moins un département
• Les départements principaux dont tu veux importer toutes les courses (44, 49, 85…)
• Les départements secondaires dont tu ne veux importer les courses que s'il y en a au moins 2 sur le même week-end
• (Optionnel) inclure les Championnats de France et Nationales au-delà du périmètre géographique défini

Process d'import en deux temps

Au chargement de la page de synchronisation, le serveur interroge l'agenda FFCO, te montre la liste des courses détectées et indique pour chaque :

• Déjà à jour
• À créer
• À mettre à jour (renommage, date, lieu)

Application → tu coches les lignes à appliquer puis tu valides. Les activités sont créées/mises à jour dans le calendrier du club avec le bon type d'activité.

Tu peux relancer une analyse quand tu veux en revenant dans ce menu de Sync Calendrier : il sera mis en cache pour comparaison.

Synchronisation automatique

Sur la même page, l'interrupteur « Synchroniser automatiquement » supprime l'étape de validation :

• Les courses correspondant à tes filtres sont importées plusieurs fois par jour, sans intervention.
• Idéal une fois tes départements bien réglés : le calendrier suit l'agenda fédéral tout seul.
• Tu gardes la main : l'analyse manuelle reste disponible à tout moment.

Commence en manuel pendant une ou deux analyses, le temps de vérifier que le périmètre (départements, spécialités) te convient — puis passe en automatique.

Historique des synchronisations

En bas de la page Sync Calendrier, O'Member conserve la trace de chaque import réel (seuls les imports ayant créé ou modifié quelque chose sont listés) :

• Date et heure, avec une pastille Auto (cron) ou Manuel · qui l'a lancé
• Compteurs : N créées, N mises à jour, +N circuits, et la spécialité concernée
• Un lien « Détails » déplie la liste des courses touchées et ce qui a changé (nom, date, lieu…)

Un indicateur « Dernière synchro auto » figure aussi dans le bloc de paramètres : c'est le premier endroit à regarder si une course attendue n'apparaît pas.

Les circuits suivent la fédération, dans les deux sens

La synchro ajoute les circuits nouveaux et retire ceux que l'organisateur ne propose plus. Avant, elle ne faisait qu'ajouter : un Championnat de Ligue a ainsi affiché 26 circuits pour 9 réels.

• Un circuit dont les catégories changent est supprimé puis recréé, jamais renommé : la lettre ne dit rien du parcours, et reporter les inscrits d'un « B » sur l'autre enverrait un H14 chez les H40.
• Les inscrits qui perdent leur circuit sont prévenus, hors préférences.
• Les circuits créés à la main par un coach ne sont pas touchés.

Un inscrit accroché à un circuit disparu est engagé sans circuit auprès de la fédération : l'extension de report ne le retrouve dans aucun formulaire.

Sync vacances scolaires + jours fériés

Menu Admin → Sync vac. scol.

Même principe que l'import FFCO (simulation → application). Inclut :

• Les vacances scolaires de ta zone (data.education.gouv.fr)
• Les jours fériés français (calendrier.api.gouv.fr)

Toutes les périodes apparaissent sous le type d'activité « Vacances scolaires et autre », sur 3 années scolaires glissantes.

Récupérer le fichier des licenciés

1. Connecte-toi sur licences.ffcorientation.fr avec ton compte dirigeant du club
2. Dans le tableau de ton club, sur la ligne « Liste des licenciés », clique sur « Export CSV »

Import dans O'Member

Menu Utilisateurs → Importer CSV

1. Glisse le fichier exporté de la FFCO dans la zone d'import
2. L'app détecte automatiquement les colonnes utiles (numéro de licence, nom, prénom, email, n° de puce, sexe, catégorie…)
3. Lance l'import

Les nouveaux licenciés sont créés en tant que membres du club. Les licenciés déjà connus (matchés par n° de licence) sont mis à jour : email, catégorie, n° de puce, etc.

Après l'import

• Aucun compte n'a de mot de passe : chaque utilisateur recevra un mail d'initialisation (cf. section 6)
• Les rôles sont par défaut membre : tu peux promouvoir les coachs et admins manuellement depuis la fiche utilisateur
• Le rapport d'import affiche le nombre de créations, mises à jour et erreurs ligne par ligne

Refais l'import à chaque début de saison pour récupérer les nouveaux licenciés et mettre à jour les fiches existantes.

Suivre ses membres dans l'annuaire

La page Utilisateurs expose, pour les admins et coachs, de quoi piloter l'après-import :

• Colonnes Statut (licencié, licencié en attente, invité…), N° de licence, puce, dernière connexion
• Tri par clic sur les en-têtes (nom, statut, licence, dernière connexion) — et un switch de tri en vue mobile
• Les noms s'affichent au format « Prénom NOM », nom de famille en majuscules, avec tri sur le nom de famille

Trier par dernière connexion vide (jamais connecté) = ta liste de relance pour le mail d'initialisation.

Les coordonnées ne s'affichent plus d'un bloc

Téléphone, adresse e-mail et contact d'urgence sont masqués dans l'annuaire comme dans la console d'administration. À leur place, un lien « Voir le téléphone », « Voir l'adresse e-mail » : un clic révèle cette case-là, et rien d'autre.

• Tes propres coordonnées s'affichent directement, sans clic : se masquer à soi-même ne protège personne.
• Un plafond horaire borne le nombre de fiches consultées. Il compte les personnes, pas les clics : rouvrir une fiche déjà vue ne coûte rien.

Ce n'est pas de la méfiance envers les admins : le chiffrement protège du vol de la base, pas du compte admin dont quelqu'un a pris la main.

Le journal de consultation

Menu Admin → Consultations de l'annuaire.

• Qui a demandé les coordonnées de qui, et quand. La valeur consultée n'y figure jamais — ce serait une seconde porte sur l'annuaire.
• Un bloc « Les plus actifs » classe les comptes : une consultation isolée n'apprend rien, cent en une journée disent tout.

Côté membre, la contrepartie existe : son profil porte « Qui a consulté mes coordonnées ». C'est elle qui fait du dispositif une garantie plutôt qu'une surveillance — préviens tes membres avant qu'ils ne la découvrent.

L'export du fichier des partants (section 9) y figure aussi : c'est la sortie en lot la plus large du produit.

Deux fiches pour la même personne

Une licenciée importée du fichier fédéral et le compte qu'elle s'est créé ensuite : inscriptions des deux côtés, deux lignes à l'appel, un Pass'O réclamé à quelqu'un de licencié sur l'autre fiche.

Page Utilisateurs → coche exactement deux comptes → bouton « Fusionner ».

1. Les deux fiches sont affichées côte à côte, avec un aperçu de la fiche après fusion
2. Tu choisis celle qui survit ; l'autre est anonymisée, pas supprimée, et laisse une trace
3. Inscriptions, paiements, messages et albums du compte absorbé rejoignent le compte conservé

Un nom ou un prénom différent bloque la fusion, sans contournement. La fusion est irréversible ; corriger un nom ne l'est pas. Corrige d'abord, fusionne ensuite.

Envoi en masse aux nouveaux comptes

Sur la page Utilisateurs, lien rapide « Initialisation mot de passe » :

1. Filtre les utilisateurs qui ont un email et ne se sont jamais connectés
2. Ajuste la sélection proposée si besoin
3. Clique « Envoyer le mail » dans la barre d'actions

Chacun reçoit un lien personnalisé (valide 15 jours) pour définir son mot de passe et accéder à O'Member.

Envoi individuel

Pour un utilisateur isolé : ouvre sa fiche dans le tableau Utilisateurs, et utilise le bouton « Envoyer le mail » individuel (ou il peut faire « Mot de passe oublié » depuis la page de login).

Si tu repères qu'un utilisateur n'a pas reçu son mail, vérifie son adresse email puis renvoie le mail.

Double authentification : trois réglages

Onglet Sécurité de /admin/club. Trois niveaux, du plus souple au plus strict :

Le second facteur est un code à six chiffres produit par une application d'authentification (Google Authenticator, Authy, Microsoft Authenticator…), pas un code reçu par mail : un mail et un mot de passe oublié arrivent dans la même boîte, ce qui ne ferait qu'un seul facteur.

Trois choses à savoir avant de durcir

Tu dois l'avoir activée toi-même d'abord. Le réglage est refusé sinon, et ce n'est pas une formalité : en l'imposant sans l'avoir, tu te retires l'accès à l'administration de ton propre club, et personne au-dessus ne peut te rouvrir.

Personne n'est enfermé dehors. Durcir ouvre 14 jours pendant lesquels les membres se connectent normalement, le temps d'installer leur application. Passé ce délai, l'app ne leur propose plus que l'écran de configuration — ils entrent toujours, ils ne peuvent simplement rien faire d'autre avant de l'avoir posée.

Un membre de deux clubs prend la règle la plus stricte des deux. Sans quoi il lui suffirait de choisir l'autre club en se connectant.

Téléphone perdu : ce que tu peux faire

Chaque membre reçoit 10 codes de secours à l'activation, affichés une seule fois. C'est sa première issue.

S'il les a perdus aussi, tu peux retirer son second facteur depuis sa fiche dans Utilisateurs. Il en reposera un à sa prochaine connexion.

Cette action est tracée — qui, pour qui, quand, depuis quelle adresse — et la trace ne s'efface pas. C'est normal : c'est exactement le geste que chercherait à faire quelqu'un ayant pris la main sur un compte d'admin.

Tu ne choisis jamais le mot de passe d'un membre

C'est le seul chemin : aucun administrateur ne peut saisir ni remplacer le mot de passe d'un membre, ni depuis sa fiche, ni à la création d'un compte, ni par une colonne du fichier d'import. Le champ a disparu du formulaire, et un fichier CSV portant une colonne password est refusé avec l'explication.

Ce n'est pas une méfiance envers toi : un mot de passe connu de deux personnes passe forcément par un canal qui n'en vaut rien — SMS, message de groupe, tableau partagé — et le membre ne peut plus démontrer que ce qui a été fait sous son compte vient de lui.

Ce que tu fais à la place : « Envoyer le mail d'initialisation ». Le membre reçoit un lien valable 15 jours et choisit un mot de passe que personne d'autre ne connaît. C'est le même bouton pour un membre qui a perdu son accès.

Deux chemins d'entrée

Les deux aboutissent au même résultat — un membre actif du club — mais l'invitation supprime l'attente.

Traiter les demandes d'adhésion

Menu Admin → Demandes d'adhésion (une pastille dans le menu compte les demandes en attente).

• Dès qu'une demande arrive, les admins du club reçoivent un e-mail.
• Ce mail contient un lien de validation directe : un clic suffit, sans se connecter. Le lien est valable 48 h.
• Sinon, tout se fait depuis la page : validation au clic, avec le message de confirmation « inscription validée pour Prénom NOM ».
• Le nouveau membre reçoit à son tour un mail confirmant son adhésion.

Si le lien affiche « expiré » ou « déjà traitée », c'est normal : passe par la page Demandes d'adhésion.

Faire le ménage dans les demandes en attente

Une demande n'est transmise qu'après confirmation de l'adresse — par un clic sur un bouton du mail, et non à sa simple ouverture, que les messageries d'entreprise déclenchent toutes seules.

L'onglet « En attente de confirmation » liste celles qui n'ont jamais été validées. Un bouton les supprime, compte compris, quand ce compte ne sert nulle part ailleurs.

• Une adresse déjà vérifiée est refusée : sinon le bouton deviendrait un outil de suppression de n'importe quel compte.
• Celles dont le lien a expiré sont purgées automatiquement.

En septembre 2026, un robot a créé une trentaine de comptes au nom de vrais clubs pour noyer leurs boîtes. 38 faux comptes avant nettoyage à la main.

Les garde-fous à l'inscription

Rien n'est à régler, mais mieux vaut savoir qu'ils existent quand une inscription échoue :

• Le nombre de créations de compte est plafonné — par connexion Internet d'origine, et par club visé quelle que soit l'origine.
• Les inscriptions venant du réseau Tor sont refusées : c'est par là que passait le robot, et aucune inscription légitime n'y a été observée.
• Un formulaire renvoyé en moins de trois secondes est refusé : un humain ne remplit pas nom, prénom, adresse et mot de passe en trois secondes.

Ces refus sont rares et se lèvent seuls. Pour une inscription collective en réunion de club, fais plutôt ouvrir les comptes en 4G (cf. le piège du Wi-Fi partagé, section 1), ou utilise les invitations — elles ne passent par aucun de ces compteurs.

Inviter une personne

Page Utilisateurs → bouton « Inviter » (dans l'app mobile : annuaire → « Inviter une personne »).

1. Saisis l'adresse e-mail de la personne
2. Elle reçoit un e-mail avec un lien d'inscription, club pré-rempli
3. Elle crée son compte et rejoint le club immédiatement — ni confirmation d'adresse, ni validation manuelle
4. Les admins sont notifiés quand l'invité a rejoint le club

C'est la voie à privilégier pour un nouveau licencié, un parent ou un non-licencié régulier : zéro friction pour lui, zéro tâche administrative pour toi.

Le troisième chemin : le parent qui ajoute son enfant

Depuis « Ma famille », un membre crée le compte de son enfant lui-même — sans demande d'adhésion, sans mail aux admins. Pratique, mais c'est ainsi qu'un père a créé une seconde fiche pour sa fille, déjà présente depuis l'import fédéral.

O'Member affiche désormais un avertissement quand le nom saisi correspond à une fiche du club, avec la bonne sortie — demander le rattachement de la fiche existante — et un « Créer quand même ».

Avertissement et non blocage : deux homonymes dans un club, ça existe, et un compte de trop se corrige. La fusion (section 5), elle, anonymise : d'où sa sévérité. C'est elle qui répare un doublon avéré — pas une suppression, qui emporterait les inscriptions passées.

À quoi ça sert

Menu Admin → Groupes

Un groupe rassemble une partie des membres (jeunes, élites, encadrants, section VTT…) pour réserver certains contenus à ces membres uniquement.

1. Saisis un nom et choisis une couleur, puis « Créer »
2. Ouvre le groupe pour cocher ses membres
3. Le groupe est prêt à être utilisé comme audience

Un contenu sans groupe reste visible par tout le club : la restriction est toujours un choix explicite.

Restreindre un contenu

Le sélecteur d'audience apparaît à la création / édition de :

Disponible sur le web comme dans l'app mobile. Tu peux sélectionner plusieurs groupes pour un même contenu.

La barre d'actions du coach

Sur la page de détail d'une activité, une barre d'icônes (chaque icône affiche son libellé au survol) :

Icône	Action
	Voir / créer l'album photos lié à l'activité
	Recommandée par le club : l'activité remonte en tête de sa journée dans l'agenda
	Contacter les inscrits (e-mail ou notification push)
	Dupliquer l'activité
	Supprimer l'activité
	Gérer les inscrits avant le début → Faire l'appel dès que l'activité a commencé
	Affecter les puces de prêt et exporter les partants (admins)
	Modifier

Gérer les inscrits et faire l'appel

Le bouton ouvre une modale (plus de page séparée), utilisable avant comme après l'activité :

• Inscrire ou désinscrire n'importe quel membre, invités compris
• Trois états à l'appel : présent, absent, N.R. (pas de réponse)
• Le nombre d'inscrits affiché sur l'activité se met à jour immédiatement
• Les demandes particulières saisies par les inscrits restent visibles à côté de leur nom

Le nombre maximum de participants est appliqué à l'inscription : au-delà, l'activité passe « complet ».

Ce que l'appel affiche en plus

Chaque ligne porte désormais deux informations qu'on n'avait qu'ailleurs, ou nulle part :

• Le numéro de puce de la personne — la sienne si elle est enregistrée, sinon celle que le club lui a prêtée, signalée comme un prêt. Au départ on vérifie que chacun a sa puce ; le soir, on réclame celles du club.
• L'état de son Pass'O : « à prendre », « dû x € », « pris » ou « réglé ». Un bouton encaisse les espèces sans quitter l'écran, et annule un encaissement saisi par erreur.

Pointer présent un non-licencié venu sans s'être inscrit lui crée son Pass'O au passage — sur « présent » seulement : pas de dette au nom d'un absent.

C'est à l'appel qu'on a les gens devant soi. Tout ce qui se règle là ne se court pas après la semaine suivante.

Les puces de prêt du club

Onglet « Puces de prêt » de Paramètres du club. La liste des puces SportIdent que le club prête le jour de la course.

• Saisie par plages : 1440018-1440135 crée les 118 puces d'un coup ; plusieurs numéros séparés par des espaces ou des virgules marchent aussi (500 au maximum par lot).
• Ressaisir la plage ne casse rien : les numéros déjà enregistrés sont ignorés, et l'écran dit combien ont été créés et combien sautés. Pour ajouter les trois puces achetées depuis, resaisis simplement la plage élargie.
• Paquets P1 à P5 : la distribution vide P1 avant d'entamer P2. Mets en P1 le lot que tu veux sortir en premier, plus loin celui dont les piles fatiguent.
• Un repère physique facultatif (« boîte bleue », « pochette rouge ») s'applique à tout le lot.

Le fichier des partants

Le bouton de la fiche d'activité affecte les puces du club aux inscrits qui n'ont pas la leur, puis télécharge le fichier des partants pour le logiciel de chronométrage.

• Une puce personnelle l'emporte toujours et rend au tas celle du club ; une désinscription la rend aussi.
• L'affectation est écrite, pas recalculée : deux exports donnent le même fichier, et c'est ce qui dit qui rend quoi au retour.
• Boîte vide ? Les derniers inscrits figurent quand même, puce vide, et un avertissement dit combien il en manque.

Administrateurs seulement : le fichier porte noms, années de naissance et villes. C'est une extraction de l'annuaire, inscrite au journal (section 5).

Contacter ou supprimer proprement

Contacter les inscrits () : tu écris un message et choisis le canal — e-mail (mise en page O'Member, avec lien vers l'activité) ou notification d'application.

Supprimer () propose deux voies :

Une annulation de dernière minute mérite toujours « Prévenir les inscrits » : c'est le seul moyen que les inscrits soient avertis.

Circuits, tâches et hébergements

Sur une activité, tu peux définir des circuits, des tâches (bénévolat) et des hébergements, avec une capacité facultative.

• Les inscrits se positionnent eux-mêmes en cochant la ligne
• Le coach ajoute ou retire n'importe qui : la puce d'un assigné porte une croix, et le bouton « Ajouter » ouvre la liste des inscrits
• Un circuit et un hébergement par personne : celles déjà placées disparaissent du menu, qui n'est plus proposé quand tout le monde est servi
• Les tâches, elles, peuvent être cumulées

Les inscrits sans circuit sont relancés automatiquement à J−5, J−3 et J−1 de la clôture des inscriptions.

Les relances remontent au foyer

Un compte d'enfant n'a souvent ni adresse e-mail ni application : la relance partait à son nom et finissait dans un centre de notifications que personne n'ouvre.

Les quatre relances — circuit, clôture, participation, Pass'O — préviennent désormais les adultes du foyer quand l'inscrit est injoignable.

• Jamais en doublon : un adolescent équipé de l'app est relancé lui-même, et ses parents ne reçoivent rien.
• Un enfant de famille recomposée fait prévenir les adultes de tous ses foyers.
• Le message nomme l'enfant par son prénom et dit pourquoi il est reçu.

Si un parent dit « je n'ai jamais été prévenu », vérifie que l'enfant n'a pas une adresse à lui dans sa fiche : c'est alors lui qui a été relancé.

Reporter les inscriptions sur le site FFCO

L'extension O'Member x FFCO évite de ressaisir sur licences.ffcorientation.fr la liste que tes membres ont déjà remplie dans O'Member.

• Elle coche les licenciés inscrits et leur circuit, page par page, puis reporte les demandes particulières
• Le rapprochement se fait par numéro de licence (le nom n'est qu'un repli) ; le circuit par son libellé — d'où l'intérêt de renseigner les numéros dans les fiches
• Réservée aux coachs et admins : les demandes particulières ne sont visibles que d'eux

Où la trouver — cherche O'Member x FFCO dans la boutique de ton navigateur :

• Chrome Web Store — vaut aussi pour Edge, Brave, Vivaldi
• Modules complémentaires Firefox

Utiliser l'extension

1. Connecte-toi à O'Member dans le même navigateur : l'extension y lit ta session
2. Ouvre la page de la course sur le site FFCO : le bouton « Tout reporter depuis O'Member » y apparaît
3. Clique — une fenêtre annonce la course, le nombre d'inscrits et de demandes
4. Confirme : l'extension enchaîne les pages seule, un bouton « Annuler » l'arrête
5. Un bandeau final récapitule ce qui a été enregistré

Cette fenêtre de confirmation est ton point de contrôle : après elle, le report enregistre réellement les engagements auprès de la fédération.

Repères dans l'agenda

• Pastille de clôture sur les activités : « Clôture le 12/07 (J−3) », puis « Inscriptions closes » une fois la date passée
• Filtre « Mes inscriptions uniquement » pour ne garder que les activités où tu es inscrit
• Le « + N autres » d'une journée chargée ouvre la liste complète du jour
• Icône d'album colorée sur les activités qui ont déjà un album photos

Importer les exports CSV FFCO annuels

Menu Statistiques → onglet Licenciés

Si tu veux alimenter le module de statistiques, tu peux importer l'export CSV de ton club des dernières années (autant que tu veux).

1. Récupère les exports CSV annuels depuis https://licences.ffcorientation.fr/ pour chacune des saisons disponibles dans le sélecteur en haut à droite
2. Sélectionne-les dans la zone d'import (sélection multiple supportée : tu peux importer toutes tes années d'un coup)
3. L'année est détectée automatiquement dans le nom du fichier (20XX)
4. Clique « Importer N fichiers »

Indicateurs calculés

À partir des CSV, O'Member produit pour chaque année :

• Répartition par sexe, catégorie, tranche d'âge, âge médian
• Type de licence (Compétition / Découverte / Loisir Santé)
• Structure familiale (chefs / conjoints-enfants / individuels)
• Bénévoles (encadrants, dirigeants, arbitres)
• Disciplines pratiquées, balises, top villes, diplômes…

Les graphes d'évolution annuelle sont affichés automatiquement.

Couleurs de balise

Comme en orientation, on classe les coureurs par couleur de balise :

Couleur	Public typique
Vert	Débutant
Bleu	Initié
Jaune	Intermédiaire
Orange	Avancé
Violet	Confirmé
Noir	Expert

Le niveau apparaît en anneau coloré autour de la photo de profil.

Classification purement indicative : elle aide les animateurs à cerner l'adéquation d'une séance avec le public inscrit, sans valeur officielle ni effet sur les inscriptions.

Comment changer le niveau d'un coureur

Sur la page Utilisateurs (admin ou coach uniquement) :

1. Trouve le coureur dans le tableau ou les cartes
2. Clique sur sa photo de profil (avatar)
3. Choisis la couleur dans le sélecteur
4. La mise à jour est immédiate (pas besoin de bouton « Enregistrer »)

Pour retirer le niveau, clique sur la couleur active à nouveau, ou utilise « Retirer » dans le popover.

D'où viennent les scores

Les scores Forêt et Sprint sont récupérés automatiquement sur le site du Classement National de la FFCO. Tu n'as rien à saisir ni à recopier.

La seule clé de rapprochement est le numéro de licence. Ni le nom, ni le prénom, ni la catégorie n'interviennent : une fiche dont le nom est mal orthographié récupère très bien son score, et une fiche sans numéro de licence n'en récupérera jamais.

Un membre ne peut pas saisir sa licence lui-même : le champ est fermé sur son profil. Elle arrive par l'import des licenciés (cf. section 5), ou à la main sur la page Utilisateurs, réservée aux admins et aux coachs.

Les scores apparaissent dans la colonne CN de la page Utilisateurs, sur la fiche du membre, et dans la page CN qui en donne l'historique.

Quand la synchro tourne

Le traitement passe toutes les heures, à la minute 20. Il parcourt tous les licenciés de tous les clubs, interroge la FFCO pour chacun, et n'enregistre les scores qu'une fois arrivé au bout — une quinzaine de minutes plus tard.

Deux conséquences pratiques :

• une licence saisie à 10 h 56 n'est vue qu'au passage de 11 h 20, et le score n'apparaît que vers 11 h 36 ;
• pendant que le traitement tourne, rien ne bouge en base, même pour les membres déjà traités.

Un score qui n'apparaît pas juste après la saisie de la licence n'est donc pas un incident : attends le passage suivant, puis recharge la page.

Ce qui est normal, et ce qui ne l'est pas

Normal — un membre sans score : le Classement National ne connaît que ceux qui ont couru une épreuve comptant pour le CN. C'est le cas d'une bonne moitié des licenciés.

Normal — un score Forêt sans score Sprint : les deux disciplines sont indépendantes et beaucoup de coureurs n'ont jamais fait de sprint CN.

Anormal — un score toujours vide après deux passages (plus de deux heures) alors que la fiche du licencié existe bien sur cn.ffcorientation.fr : le numéro de licence enregistré est probablement faux. Corrige-le sur la page Utilisateurs.

Les membres qui l'ont laissé activé reçoivent une notification « Score CN mis à jour » quand leur classement bouge.

Principe

Chaque club a une page publique accessible sans connexion. Deux URLs équivalentes :

• https://o-member.net/public/<nom_court_club> (forme générique)
• https://<nom_court_club>.o-member.net (sous-domaine, plus joli)

Cette page sert de vitrine : futurs licenciés, partenaires, journalistes peuvent consulter les courses à venir du club.

Contenu affiché

Sur la page publique de ton club, les visiteurs voient :

• Le logo et le nom complet du club
• Le message d'accueil que tu as rédigé (texte enrichi : gras, italique, liens, listes)
• Le calendrier des courses sur les 6 mois à venir (titre, date, lieu, type d'activité)

Les visiteurs non connectés ne voient pas : les inscriptions, le chat, les photos, les détails internes.

Customiser la page publique

Tout se règle dans Admin → Paramètres du club :

• Le logo : tu peux uploader une image carrée
• Le message d'accueil : éditeur riche (gras, italique, souligné, taille, liens externes, emails)
• Le nom court : sert quand le nom complet est trop long

Pense à mettre un message engageant : description du club, contacts, lien vers les réseaux sociaux, etc.

HelloAsso : 3 cas d'usage

Une fois le compte HelloAsso du club connecté (slide suivante), O'Member peut encaisser (via HelloAsso) pour les 3 cas d'usage suivants :

Avantage HelloAsso : aucun frais prélevé au club, qui encaisse 100 % du tarif.

Cas 1 — Paiement d'une activité

O'Member encaisse la participation à une activité (hébergement de stage, engagement, etc.) et marque automatiquement qui a payé parmi les inscrits.

Le paiement d'activité se règle en 3 niveaux :

1. Une fois : connecter le compte HelloAsso du club (slide suivante)
2. Par type d'activité : autoriser le paiement
3. Par activité : activer le paiement et fixer le tarif

Récupérer ses identifiants HelloAsso

Prérequis : ton association possède déjà un compte HelloAsso.

1. Connecte-toi sur ton espace admin.helloasso.com
2. Ouvre les paramètres de l'association → API & intégrations
3. Note le client ID et le client secret (clés d'API)
4. Repère le code de ton association : c'est l'identifiant présent dans l'URL HelloAsso helloasso.com/associations/<code>

Le client secret est une clé sensible : ne la partage pas. Dans O'Member il est chiffré et n'est jamais réaffiché.

Pour tester sans argent réel — crée un compte sur la sandbox HelloAsso admin.helloasso-sandbox.com (environnement séparé, avec ses propres identifiants), récupères-y un client ID/secret de test, puis active le mode bac à sable dans O'Member.

Renseigner l'intégration dans O'Member

Menu Admin → Paramètres du club → onglet HelloAsso

Enregistre : O'Member peut désormais créer des pages de paiement pour ton association.

Notification automatique (webhook)

Sur la même page, O'Member affiche une URL de notification (webhook).

1. Copie cette URL
2. Dans HelloAsso, colle-la dans le menu Intégrations et API → bloc Notifications → Mon URL de callback

Ainsi, dès qu'un paiement aboutit, HelloAsso prévient O'Member et le statut « payé » est mis à jour automatiquement (le retour de paiement le met aussi à jour côté membre).

Un bouton permet de régénérer l'URL si besoin (elle contient un jeton secret).

Autoriser le paiement par type d'activité

Menu Admin → Types d'activité

Édite un type et coche « Paiement HelloAsso autorisé ».

C'est une liste blanche volontaire : seuls les types que tu autorises pourront proposer un paiement. Tu évites ainsi d'activer un paiement par erreur sur un entraînement hebdomadaire, par exemple.

Activer le paiement sur une activité

À la création ou l'édition d'une activité d'un type autorisé, une section « Paiement » apparaît :

• Activer le paiement
• Tarif par personne (en €)
• Libellé (ce que verra le payeur, ex. « Week-end stage à POP »)

Une fois activé, les inscrits voient un bouton « Payer » sur la page de l'activité.

Côté membre : payer pour soi… et sa famille

Quand un inscrit clique sur « Payer » :

1. Il coche les personnes à régler — lui-même et/ou ses enfants (foyer) inscrits à l'activité
2. Il est redirigé vers la page de paiement HelloAsso (carte bancaire)
3. Au retour, une fenêtre de confirmation indique si le paiement est bien reçu

Le paiement d'un parent pour plusieurs enfants est géré en une seule fois et réparti automatiquement sur les bons inscrits.

En mode bac à sable — paie avec la carte de test HelloAsso : 4242 4242 4242 4242, date 11/27, CVV 123. Aucun débit réel.

Côté coach / admin : suivi des paiements

Sur la page d'une activité payante, l'onglet « Paiements » liste les inscrits avec leur statut (« Payé le … par … »), et le nombre d'inscrits réglés + le tarif par personne.

• Une pastille signale les inscrits déjà réglés dans la liste de présence
• Tu peux enregistrer un paiement en espèces pour un inscrit qui t'a payé en main propre
• Les non-payés sont relancés automatiquement (rappel à J-5, J-3 et J-1 de la date de l'activité)

Réconciliation — un paiement reçu sans correspondance automatique (cas rare) apparaît dans l'onglet HelloAsso des paramètres : tu l'affectes alors manuellement au(x) bon(s) inscrit(s).

Cas 2 — Pass'O (non-licenciés)

Réglage : Admin → Paramètres du club → onglet FFCO

• Active les Pass'O : nombre de Pass'O gratuits / personne, tarif d'un Pass'O payant, et (option) réinitialisation annuelle du compteur (ex. 1ᵉʳ sept.).
• Un non-licencié prend un Pass'O par jour de participation : les premiers gratuits, les suivants payants.
• Côté coach : page Pass'O → bouton « Valider » pour encaisser / marquer le règlement.
• Impayés relancés automatiquement. Sans HelloAsso configuré : marquage espèces seulement.

Cas 3 — Licences : première prise et renouvellement

Réglage : Admin → Paramètres du club → onglet FFCO — deux interrupteurs distincts :

• Crée ensuite ta liste de types de licence : libellé, tarif, option « famille » (plusieurs personnes du foyer), correspondance avec une catégorie FFCO.
• Côté licencié : onglet « Licence » du profil → choix du type (et des membres du foyer) → paiement HelloAsso.

Ces réglages restent sans effet tant que HelloAsso n'est pas configuré : l'onglet FFCO te le signale en rouge.

Cas 3 — Et après le paiement ?

• Après paiement, la personne (et les membres famille couverts) passe au statut « Licencié en attente ».
• Tu régularises en « Licencié » via l'import CSV FFCO (cf. section 5) une fois la licence enregistrée côté fédération.
• Le badge « Licence {année} renouvelée » (ou « réglée » pour une première prise) s'affiche dans le profil, et tu retrouves tous les paiements reçus dans l'onglet FFCO.

Une licence prise entre entre septembre et décembre couvre la fin de l'année et toute l'année suivante.

Cas 3 — Les tentatives de paiement restées en l'air

Chaque essai infructueux — carte refusée, retour arrière, onglet fermé — laissait une ligne « en attente » que rien ne fermait : quatre lignes pour un seul encaissement.

• Un paiement abouti referme tout seul les tentatives de la même année, initiées par le payeur ou par une personne qu'il couvre. La ligne est conservée : un retour de HelloAsso en retard la ramènerait payée.
• Pour le reste — le membre qui a renoncé, ou qui a pris sa licence auprès de la fédération — un bouton supprime la tentative.

Deux refus, parce que ce geste détruit : un paiement qui a fait entrer de l'argent reste, même remboursé, et une tentative de moins d'une heure aussi — le membre peut être devant le formulaire HelloAsso.

À quoi ça sert

O'Member sait déjà contacter les inscrits d'une activité. Pour une newsletter au club entier, il faut un vrai outil d'emailing : c'est le rôle de Brevo, branché sur le compte du club.

• Chaque club utilise son propre compte Brevo — son quota, sa facturation, ses statistiques
• O'Member exporte la liste des adhérents ; la campagne, elle, s'écrit et s'envoie dans Brevo
• Brevo propose une offre gratuite, plafonnée à un certain nombre d'envois par jour : vérifie qu'elle couvre la taille de ton club

Crée d'abord un compte sur brevo.com, puis une liste de contacts vide qui recevra tes adhérents : O'Member ne crée pas la liste, il la remplit.

Brancher son compte

Menu Admin → Paramètres du club → onglet Brevo

1. Dans Brevo, crée une clé d'API v3 (SMTP & API → Clés d'API) et colle-la
2. La clé est chiffrée avant stockage et n'est jamais réaffichée
3. Choisis la liste de destination dans le menu déroulant qui apparaît

Si ton compte Brevo restreint les IP (Sécurité → IP autorisées), autorise d'abord l'adresse du serveur affichée dans l'onglet — sans elle, une clé pourtant valide est refusée, avec la même erreur que si elle était fausse.

Exporter les adhérents

Le bouton « Exporter vers Brevo » envoie les adhérents dans la liste choisie.

• Seules partent les adresses vérifiées d'un membre actif : une adresse non confirmée rebondit et abîme la réputation d'envoi du club
• Un même foyer partageant une adresse ne compte qu'une fois
• Les contacts déjà présents sont mis à jour, pas dupliqués
• Les désinscriptions faites chez Brevo sont respectées

L'export n'enlève personne : un membre qui quitte le club reste abonné tant que tu ne l'as pas retiré dans Brevo.

Brevo devient sous-traitant du club au sens du RGPD : une newsletter suppose le consentement des adhérents.

Déposer un document ou un lien

Menu Docs. Règlement intérieur, statuts, comptes rendus d'AG, tutoriels, formulaire en ligne : un admin ou un coach dépose, les membres lisent.

Bouton « Ajouter » → un titre, une description facultative, une catégorie, puis au choix :

L'un ou l'autre, jamais les deux. Remplacer un fichier par un lien efface le fichier, et inversement.

Ranger et restreindre

• La catégorie est un texte libre — « Administratif », « Entraînement », « Comptes rendus » — et les valeurs déjà saisies sont proposées à la frappe. Pas d'arborescence à construire : les documents se groupent tout seuls par catégorie.
• Une recherche porte sur le titre, la description et la catégorie.
• Un document peut être réservé à un ou plusieurs groupes (section 8), exactement comme une activité ou un album.

La restriction ferme aussi le téléchargement, pas seulement l'affichage dans la liste : un identifiant se devine, filtrer l'affichage sans fermer le fichier ne protégerait de rien.

Ce que la bibliothèque n'est pas

• Rien n'en sort du club. Aucune page publique, aucun lien partageable à l'extérieur : il faut être membre et connecté. Un document de club n'a pas vocation à être indexé par un moteur.
• Une pastille dans le menu compte les documents que tu n'as pas encore ouverts.
• L'application mobile l'affiche en lecture seule, depuis le Menu : le dépôt reste web.
• Le module s'éteint depuis l'onglet Modules (section 2) si le club n'en a pas l'usage.

Un lien vaut souvent mieux qu'un fichier : le formulaire d'inscription au stage mis à jour chez toi reste à jour pour tout le monde, là où un PDF déposé deux fois laisse deux versions en circulation.

Faire installer l'app mobile

O'Member existe en application iOS et Android, avec les notifications push.

• Page de téléchargement unique : o-member.net/app — elle redirige vers le bon store selon l'appareil
• Dans l'app web, l'icône smartphone affiche un QR code à projeter en réunion ou à coller sur une affiche
• Les liens O'Member (activité, chat, album, actu, profil) s'ouvrent directement dans l'app si elle est installée
• Une mise à jour de store obligatoire est signalée par un bandeau dans l'app

En AG ou à l'entraînement : affiche le QR code, tout le monde installe l'app en une minute.

Nouveautés de septembre 2026

• Docs : bibliothèque de documents et de liens du club, rangée par catégories (section 16)
• Puces de prêt : liste par plages, paquets P1–P5, affectation automatique et fichier des partants pour le chronométrage (section 9)
• Appel : le numéro de puce de chacun, l'état de son Pass'O, et l'encaissement des espèces sur place
• Annuaire : coordonnées masquées, révélées une par une, et journal de consultation côté club comme côté membre (section 5)
• Fusion de deux fiches en doublon depuis l'administration, et avertissement sur les homonymes
• Modules : chat, actualités, photos et docs s'éteignent club par club (section 2)
• Double authentification réglable par club, avec 14 jours de grâce (section 6)
• Relances : les adultes du foyer sont prévenus quand l'inscrit est injoignable
• Sync FFCO : les circuits retirés par la fédération disparaissent aussi
• Licences : les tentatives de paiement sans suite se referment ou se suppriment
• Adhésions : suppression des demandes jamais confirmées, plafonds et blocage des robots à l'inscription

L'été 2026, pour mémoire

• Brevo : export des adhérents vers le compte d'emailing du club (section 15)
• Agendas ICS : lien public du club, et lien personnel indiquant tes inscriptions
• Licences : première prise de licence ouverte toute l'année, distincte du renouvellement
• Réglages club : contact d'urgence et date de naissance exigibles, durée par défaut et délai de clôture des inscriptions
• Adhésions : e-mail aux admins, validation en un clic (lien 48 h), invitations par e-mail avec suivi et relance
• Groupes de membres et contenus réservés (activité, album, salon, actu)
• Activités : gestion des inscrits en modale, appel avec « N.R. », contact e-mail/push, suppression avec préavis, activité recommandée par le club
• Circuits / tâches / hébergements gérés par le coach pour chaque inscrit
• Sync FFCO automatique + historique des imports

Communauté & support

• Page Aide dans l'app → salon WhatsApp Admins : entraide entre admins, retours d'expérience, demandes d'évolution
• Communauté WhatsApp O'Member : annonces, nouveautés produit
• Contact direct : contact@o-member.net

Plus on est nombreux à utiliser O'Member, plus le produit progresse vite. N'hésite pas à remonter tes idées.